As 127 rotinas da administração de condomínios, em ordem
Cinco áreas, 127 rotinas, na ordem em que acontecem na gestão: do atendimento ao síndico às obrigações fiscais e trabalhistas. O contrato de cada condomínio define o que está incluído.
127 rotinas
Rotinas 1 a 41 · 41 rotinas
Gestão administrativa
Atendimento, cadastros, documentos, contratos, seguros, assembleias e certificados digitais.
Atendimento
5
- Atendimento geral e orientação ao síndico e ao conselho.
- Atendimento pessoal, por telefone e digital a condôminos e seus representantes: dúvidas, reclamações e solução de problemas.
- Informações do condomínio atualizadas todos os dias para síndico e condôminos, no portal e no aplicativo.
- Resposta e providências para as ocorrências abertas pelos condôminos no portal ou no app.
- Atendimento ao zelador ou gerente predial, com providências pelo portal ou aplicativo.
Rotinas
15
- Cadastro de condôminos sempre atualizado, com controle da documentação de propriedade.
- Controle do cadastro e do mandato do corpo diretivo.
- Controle de isenção e remuneração de síndicos, com retenção e recolhimento de INSS.
- Controle e atualização do cadastro do condomínio na Receita Federal (CNPJ). (pode ter cobrança à parte)
- Controle e atualização do cadastro do condomínio na Prefeitura (CCM). (pode ter cobrança à parte)
- Guarda e gerenciamento dos arquivos documentais e legais. (pode ter cobrança à parte)
- Elaboração, envio e publicação de cartas, circulares, editais e atas de assembleia.
- Elaboração e envio de correspondências a condôminos e fornecedores.
- Elaboração de notificações a condôminos e fornecedores.
- Elaboração e envio de advertências e multas aos condôminos.
- Serviço de malote, físico ou digital.
- Gráficos de controle do consumo de água, energia e gás.
- Implantação e atualização de bancos de dados do condomínio na internet. (pode ter cobrança à parte)
- Controle da cobrança e do uso das áreas de lazer: salões, espaço gourmet, piscinas, academia e quadras.
- Controle de síndicos condôminos como autônomos, com recolhimento de INSS e envio do informe de rendimentos anual.
Suporte técnico
5
- Coleta de orçamentos para obras, materiais e serviços.
- Atendimento e negociação com fornecedores e prestadores.
- Apoio em concorrências e no planejamento financeiro.
- Análise prévia de contratos.
- Acompanhamento, junto com o zelador, dos serviços periódicos: limpeza de caixa d’água, dedetização, análise da água e medição ôhmica.
Gestão de contratos
2
- Gestão dos contratos de manutenção dos equipamentos comuns: elevadores, portões e interfones, segurança e câmeras, jardins, bombas, ar-condicionado, gerador e outros.
- Gestão dos contratos de segurança contra incêndio e assessoria na contratação: renovação do AVCB, certificados, extintores, brigada, alarmes, iluminação de emergência, rotas de fuga e para-raios.
Seguros
2
- Acompanhamento das apólices (incêndio, responsabilidade civil e outras): vencimentos, propostas e encaminhamento para decisão.
- Acompanhamento e envio da documentação para liquidação de sinistros.
Assembleias e reuniões
6
- Controle da preparação e da realização das assembleias ordinárias e extraordinárias, com presença e orientação. (pode ter cobrança à parte)
- Elaboração de apresentações para os condôminos.
- Preparação da plataforma da administradora para assembleias digitais.
- Preparação da plataforma Zoom para assembleias digitais.
- Redação, distribuição e publicação das atas e registro em cartório.
- Assessoria nas reuniões do corpo diretivo e participação, quando necessário.
Certificados digitais e procurações eletrônicas
3
- Controle de vencimento e renovação do certificado digital (e-CNPJ), com agendamento junto ao síndico.
- Atualização das procurações eletrônicas: Receita Federal, FGTS Digital, Conectividade Social, SST e FAP.
- Contato com o síndico nas renovações e consultas que exigem verificação em duas etapas no Gov.br.
Outros
3
- Assessoria na interpretação da legislação e na aplicação da Convenção e do Regulamento Interno.
- Gestão dos recebimentos de locação de espaços comuns, como lajes de cobertura e fachadas. (pode ter cobrança à parte)
- Diligências junto a concessionárias, Prefeitura, órgãos públicos e cartórios: pendências, parcelamentos e certidões. (pode ter cobrança à parte)
Rotinas 42 a 61 · 20 rotinas
Gestão financeira
Orçamento, boletos, cobrança, pagamentos e prestação de contas.
Emissão e cobrança
7
- Elaboração e acompanhamento da previsão orçamentária.
- Elaboração do quadro de rateio das despesas.
- Emissão e registro dos boletos bancários, digitais e físicos.
- Controle da cobrança das cotas condominiais e das baixas bancárias.
- Cobrança administrativa de devedores.
- Emissão de declarações negativas de débitos condominiais. (pode ter cobrança à parte)
- Cobrança dos consumos de água e gás, nos casos de medição individualizada. (pode ter cobrança à parte)
Pagamentos
4
- Contas a pagar: controle de vencimentos, liquidação e pagamento eletrônico por plataforma.
- Controle da retenção e do recolhimento de INSS, PIS, COFINS, CSLL e ISS sobre os pagamentos.
- Controle de senhas e interveniência bancária, extratos e documentação bancária do condomínio.
- Abertura e encerramento de contas correntes.
Prestação de contas
9
- Conciliação diária das contas do condomínio.
- Prestação mensal de contas, com demonstrativo de despesas, recebimentos, devedores e posição financeira.
- Informações diárias ao corpo diretivo sobre as contas.
- Pastas de prestação de contas mensais, em formato físico ou digital.
- Controle do envio das pastas e resposta às dúvidas sobre elas.
- Divulgação da prestação de contas aos condôminos.
- Demonstrativos de exercícios para acompanhamento.
- Demonstrativos e contas disponíveis no portal do condomínio.
- Acompanhamento dos investimentos financeiros do condomínio.
Rotinas 62 a 71 · 10 rotinas
Gestão fiscal e tributária
Retenção de impostos, obrigações acessórias e certidões.
Obrigações fiscais
10
- Análise da documentação dos prestadores para definir impostos devidos, parcelamentos e situação fiscal.
- Cálculo, retenção e recolhimento de INSS, PIS, COFINS, CSLL e ISS. (pode ter cobrança à parte)
- Gestão da EFD-Reinf, com as obrigações acessórias de INSS sobre a folha e as retenções na fonte.
- Elaboração e entrega anual dos informes de rendimentos a colaboradores, síndicos e prestadores.
- Acompanhamento de empresas com liminares, ações judiciais e particularidades na retenção de impostos. (pode ter cobrança à parte)
- Controle de pagamentos a autônomos, com verificação de cadastro no PIS e na Prefeitura para retenção de INSS e ISS.
- Armazenamento de dados e controle de retenções para a DCTF-Web, em atendimento à EFD-Reinf. (pode ter cobrança à parte)
- Acesso dos clientes às guias eletrônicas de ISS retido no portal da Prefeitura.
- Cadastro e gerenciamento da Senha Web do condomínio na Prefeitura. (pode ter cobrança à parte)
- Obtenção de certidões negativas de débitos de tributos e contribuições. (pode ter cobrança à parte)
Rotinas 72 a 124 · 53 rotinas
Recursos humanos e eSocial
Admissão, folha de pagamento, férias, benefícios e normas de saúde e segurança.
Admissão
4
- Recrutamento e seleção de funcionários.
- Solicitação de pesquisa cadastral.
- Admissão e procedimentos de registro.
- Controle do contrato de experiência.
Cadastros e registros
6
- Atualização do registro dos funcionários pelo eSocial.
- Atualização das alterações profissionais pelo eSocial.
- Pesquisa cadastral periódica dos funcionários.
- Quadro de horário de trabalho, elaborado e atualizado.
- Controle dos livros de inspeção trabalhista.
- Envio ao eSocial de todos os eventos dos funcionários: tabelas, não periódicos, periódicos e de saúde e segurança do trabalho.
Atendimento aos funcionários
6
- Atendimento geral aos funcionários dos condomínios.
- Declarações para concessão de aposentadoria.
- Relação de salários de contribuição para concessão de benefícios.
- Atestado de Afastamento do Trabalho para auxílio-doença.
- CAT para auxílio-acidente.
- Formalização de advertências disciplinares e suspensões.
Controle de despesas
3
- Escalas de revezamento e folgas, elaboradas e controladas.
- Estudos e simulações de quadros de horário para reduzir custos.
- Cálculo da supressão de horas extras habituais para otimizar despesas.
Folha de pagamento e 13º salário
13
- Elaboração da folha de pagamento, integrada ao eSocial.
- Emissão e controle dos comprovantes de pagamento de salários.
- Pagamento aos colaboradores.
- Controle de horas extras, marcação de ponto e sistemas eletrônicos de ponto.
- Controle do salário-família.
- Processamento da folha e do 13º salário.
- Processamento e cálculo do INSS, integrado à DCTF-Web e à EFD-Reinf.
- Processamento e cálculo das guias do FGTS Digital.
- Processamento e cálculo das guias do PIS, integradas à DCTF-Web e à EFD-Reinf.
- Recolhimento do imposto de renda retido na fonte dos funcionários.
- Envio dos informes de rendimentos anuais aos empregados.
- Consulta mensal ao portal Emprega Brasil para conferir consignados, com lançamento dos descontos na folha, férias e rescisões.
- Retenção e recolhimento das contribuições sindicais.
Férias e rescisões
4
- Controle de vencimentos e períodos aquisitivos de férias.
- Elaboração e controle das escalas de férias.
- Rescisões de contrato: planilha de cálculo, recibos e guias.
- Homologação das rescisões no sindicato ou na DRT. (pode ter cobrança à parte)
Benefícios
6
- Aquisição e controle de uniformes.
- Controle dos seguros de vida dos funcionários.
- Aquisição e distribuição de vale-alimentação e vale-refeição.
- Controle, aquisição e distribuição de vale-transporte.
- Controle dos convênios de assistência médica.
- Controle dos convênios de assistência odontológica.
Normas regulamentadoras do Ministério do Trabalho
7
- CIPA, Comissão Interna de Prevenção de Acidentes (NR-5).
- EPIs, Equipamentos de Proteção Individual (NR-6).
- PCMSO, Programa de Controle Médico e Saúde Ocupacional (NR-7).
- PGR, Programa de Gerenciamento de Riscos (NR-1).
- PPP, Perfil Profissiográfico Previdenciário, e LTCAT, Laudo Técnico das Condições Ambientais do Trabalho.
- Acompanhamento da integração das informações de saúde e segurança no eSocial, por meio das empresas prestadoras.
- Implementação e acompanhamento da NR-17 (ergonomia) no ambiente de trabalho.
Tecnologia e outros
4
- Cadastro e acompanhamento no DET, Domicílio Eletrônico Trabalhista, para FGTS, e-Consignado e ações trabalhistas.
- Obtenção da CND, Certidão Negativa de Débitos, na Receita Federal. (pode ter cobrança à parte)
- Obtenção do CRF, Certificado de Regularidade do FGTS. (pode ter cobrança à parte)
- Treinamento interno e externo de funcionários, com opção de cursos e palestras. (pode ter cobrança à parte)
Rotinas 125 a 127 · 3 rotinas
Sistemas, terceirizados e orientação legal
Tecnologia, contratos de terceirizados e apoio jurídico-administrativo ao síndico.
Sistemas e orientação legal
3
- Gestão dos contratos de serviços terceirizados: controle de acesso, vigilância, limpeza, portaria e manobristas.
- Sistemas disponíveis: portal web e aplicativo, backup de dados, captura digital de pagamentos e contas de concessionárias, videochamadas e reuniões eletrônicas e atendimento por WhatsApp.
- Orientação legal nas rotinas do condomínio: atualização sobre a legislação, alteração da Convenção, normas e Regulamento Interno, análise de contratos, acompanhamento de casos judiciais com escritórios externos, apoio administrativo em ações trabalhistas, fiscais e cíveis, e orientação sobre o Domicílio Judicial Eletrônico. Parte pode ter cobrança à parte.
Serviços especiais, que podem ter cobrança à parte conforme o contrato. O detalhe de cada rotina vai na proposta.
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